Comme les particuliers, les entreprises et les organisations doivent régulièrement acheter des biens et des services pour répondre à leurs besoins. Et tout comme les particuliers, les entreprises ont absolument besoin d’un processus d’achat formalisé si elles veulent tirer le maximum de chaque FCFA dépensé. La manière dont votre entreprise développe et met en œuvre son plan d’achat peut avoir une influence majeure non seulement sur les dépenses, mais aussi sur la performance concurrentielle, la rentabilité et l’efficacité globales de votre entreprise. En apprenant et en mettant en œuvre quelques meilleures pratiques pour votre processus d’achat, en particulier avec l’aide d’un logiciel d’approvisionnement moderne, vous pouvez contribuer à réduire le gaspillage, protéger votre entreprise contre les risques et les dépenses inutiles et développer des flux de travail qui maximisent l’efficacité, les bénéfices et la valeur récupérée de chaque dollars investis.

Qu’est ce que le processus d’achat ?

Il est souvent considéré comme interchangeable avec le terme processus d’approvisionnement, mais le processus d’achat lui-même se limite davantage à l’obtention effective de biens et de services, tandis que l’approvisionnement fait référence au cadre général établi pour optimiser cet achat pour une valeur, des économies et une efficacité maximales. Un meilleur synonyme du processus d’achat est le processus Procure-to-Pay (P2P). Le processus d’achat est, à la base, aussi simple que d’effectuer une transaction. De la même manière qu’un consommateur peut rechercher et acheter le meilleur appareil électroménager pour sa maison, votre équipe d’approvisionnement utilise le processus d’achat pour demander des biens et des services via votre chaîne d’approvisionnement. Le principal avantage d’un processus d’achat formel est d’éviter le gaspillage dû à la fraude, aux dépenses frauduleuses, au vol et à d’autres pièges financiers qui accompagnent les habitudes d’achat non documentées et non optimisées. Mais parce que les achats sont au cœur du processus de création de valeur pour votre entreprise, formaliser et optimiser votre processus achats est également important pour :

• Créer un processus d’achat efficient et efficace non seulement pour les dépenses directes (par exemple, les matières premières), mais aussi pour les dépenses indirectes (par exemple, les fournitures de bureau, les services informatiques, etc.).
• Gestion réussie de la relation fournisseur.
• Gestion optimale de la chaîne d’approvisionnement et approvisionnement stratégique (pour les économies de coûts et la valeur)
• Rationalisation du cycle d’approvisionnement et de tous ses sous-processus.
• Fournir une piste d’audit solide pour l’examen interne et externe.
• Établir un modèle de gestion des processus métier pouvant être appliqué à l’ensemble de votre organisation.

Que vous soyez une petite entreprise ou une multinationale, avoir un processus d’achat formalisé est essentiel pour être compétitif sur le marché moderne.

Le processus d’achats

Traditionnellement, le processus d’achat est un cycle, chaque étape nécessitant l’échange d’informations et diverses approbations pour avancer. Chaque entreprise aura ses propres touches uniques à ajouter, mais d’une manière générale, le processus d’achat suit un schéma d’événements bien établi.

1- Analyse des besoins

À ce stade, l’entreprise reconnaît et documente un besoin de biens ou de services pour résoudre un problème particulier. L’équipe d’approvisionnement décrit le besoin à satisfaire et travaille avec d’autres pour déterminer la meilleure façon de le faire. Par exemple, une entreprise confrontée à des frais de déplacement élevés peut investir dans un transport d’entreprise plus économe en carburant pour son personnel de vente, ou réduire le nombre de déplacements nécessaires pour les employés distants en investissant dans un logiciel de télécommunication avancé.

2- Demande d’achat à bon de commande

La partie « achats » du processus d’achat démarre avec une demande d’achat soumise au service des achats ou au responsable des achats par la personne, l’équipe ou le service demandant les biens ou les services. La demande d’achat contient tous les détails sur les articles ou les services à obtenir. Les demandes d’achat inférieures aux seuils budgétaires établis sont automatiquement mises à jour en bons de commande et soumises au fournisseur privilégié pour cet article ou ce service. Les achats plus coûteux ou les achats imprévus qui ne figurent pas dans le budget seront transmis aux personnes appropriées pour examen et approbation avant de pouvoir être transférés aux bons de commande. Les demandes d’achat rejetées sont renvoyées à la partie émettrice pour examen et correction ou clarification au besoin.

3- Examen et approbation du bon de commande

Les bons de commande approuvés sont envoyés à la comptabilité pour vérifier que les fonds existent dans le budget approprié pour couvrir les biens et services demandés.

4- Demandes de propositions

Les bons de commande qui reçoivent l’approbation du budget sont renvoyés au service des achats et, le cas échéant, utilisés pour créer des demandes de propositions (RFP), également appelées demandes de devis ou RFQ. Ceux-ci sont envoyés aux fournisseurs pour solliciter des offres afin d’exécuter la commande de biens ou de services. Les fournisseurs potentiels soumettent leurs offres et sont soigneusement examinés en fonction de leur historique de performances, de leurs antécédents de conformité et de caractéristiques importantes telles que les délais moyens, la réputation et le prix.

5- Négociation et approbation du contrat

Le fournisseur avec l’offre gagnante se voit alors attribuer un contrat, qui est encore affiné avant la signature pour garantir des termes et conditions optimaux et pour assurer un arrangement mutuellement satisfaisant pour les deux parties. Une fois le contrat signé, le bon de commande est un accord juridiquement contraignant entre l’acheteur et le vendeur.

6- Expédition et réception

Le fournisseur livre les biens ou les services dans les délais convenus. Une fois qu’ils ont été reçus (dans le cas des biens) ou exécutés (dans le cas des services), l’acheteur examine attentivement les biens et services pour s’assurer qu’ils ont reçu ce qui a été promis, et informe le vendeur de tout problème.

7- Correspondance à trois voies

Pierre angulaire de la gestion des dépenses, le rapprochement à trois est la comparaison des documents d’expédition/bons de livraison avec le bon de commande d’origine et la facture émise par le fournisseur. Cette comparaison est utilisée pour s’assurer que toutes les informations relatives à la transaction sont exactes. Les écarts doivent être rectifiés dès que possible pour éviter des frais supplémentaires, des retards de production et de paiement, ou des dommages aux relations avec les fournisseurs.

8- Approbation et paiement des factures

Les commandes mises en correspondance avec succès sont approuvées pour le paiement. Toute modification ou frais supplémentaires peuvent nécessiter une autre couche d’approbations avant que le paiement puisse être émis. Une fois approuvé, le paiement est émis au vendeur. Idéalement, ces paiements sont effectués dans le but de bénéficier de remises pour paiement anticipé et d’autres incitations tout en évitant les frais de retard de paiement.

9- Mise à jour des registres comptables

Les commandes terminées sont enregistrées dans les livres de l’entreprise et tous les documents liés à la transaction sont stockés en toute sécurité dans un emplacement centralisé.