Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est opérationnel au Cameroun depuis 2017 pour soutenir les réfugiés centrafricains dans la partie orientale du pays (Adamawa) et dans les régions de Nord-Ouest / Sud-Ouest pour les déplacés internes et les victimes des communautés d’accueil du conflit anglophone. DRC Cameroun met actuellement en œuvre des projets de protection, de sécurité alimentaire et de moyens de subsistance en situation d’urgence.
À PROPOS DU POSTE
Basé à Yaoundé et travaillant sous la supervision directe du responsable des services d’appui (HoSS), le Country Supply Chain Manager (SCM) est garant de la mise en œuvre efficace des systèmes et fonctions de logistique/approvisionnement au niveau du pays, avec un accent spécifique sur le respect des procédures de DRC.
Le SCM accompagnera et formera les équipes logistiques/approvisionnement du bureau de coordination à Yaoundé et des bases de Buea et Meiganga. Il est prévu que le SCM passe au minimum 30 % de son temps sur le terrain pour apporter un appui technique aux équipes logistiques.
Il/elle fournira un soutien et une orientation technique aux équipes opérationnelles tout en accompagnant la mise en œuvre des activités de DRC au Cameroun.
PORTEE GEOGRAPHIQUE
Le SCM est garant du respect des procédures et des directives de DRC au sein de la mission Cameroun. Il/elle contribue à l’élaboration de stratégies nationales, qui sont traduites en plans d’action et en tâches quotidiennes.
PRINCIPALES RESPONSABILITES
Achats
• Participer à l’élaboration des propositions de projets dans son périmètre de responsabilité et à la définition des ressources nécessaires pour assurer la faisabilité des projets ;
• S’assurer qu’un plan d’approvisionnement est développé pour les projets en cours et les nouveaux projets et s’assurer que le plan d’approvisionnement est régulièrement mis à jour ;
• Développer des accords-cadres pour les achats récurrents et s’assurer du renouvellement des accords-cadres en lien avec les règles du DRC ;
• Être garant de la qualité et de la conformité des documents liés à un processus d’achat (demande d’achat, demande de devis, demande de proposition, appel d’offres ; etc.) avant de solliciter la validation du bureau régional (Dakar, Sénégal) ;
• Accompagner et former les équipes logistiques (bureau de coordination et bases) a la gestion des achats ;
• Organiser des formations (initial + remise à niveau) sur la gestion des achats pour les employés des services support (hors équipe logistique) et pour les équipes opérationnelles ;
• S’assurer que les outils de suivi des achats sont mis à jour et précis (tableau de suivi des achats, tableau de suivi des accords-cadres, liste des fournisseurs, liste des dérogations ; etc.) ;
• Veiller à ce que la documentation et les explications demandées par les auditeurs soient fournies dans un délai raisonnable ; garantir la mise en œuvre des recommandations faites par des auditeurs internes et externes ;
• Visiter régulièrement chaque bureau d’achat pour évaluer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations dans tous les bureaux de terrain.
Gestion des équipements (IT, voitures, etc.)
• S’assurer que le tableau de suivi des équipements et le tableau de suivi des véhicules sont exacts et régulièrement mis à jour ;
• S’assurer que l’utilisation des véhicules du DRC est conforme aux procédures du DRC ;
• Superviser la gestion du parc de véhicules et s’assurer qu’un plan de déplacement hebdomadaire est produit pour chaque base ;
• Superviser l’inventaire de fin d’année et s’assurer du respect des exigences du DRC (qualité, délai, rapprochement avec la comptabilité, etc.) ;
• S’assurer que les sorties d’équipements immobilisés soient justifiées par le document adéquat : certificat de donation, certificat de vente, certificat de perte, etc.) et que ce dernier soit approuvé par le directeur pays ;
• Prévoir les besoins d’investissement pour l’année suivante (matériel informatique, moyens de transport, renouvellement / entretien des équipements et / ou mobiliers, etc.).
Gestion des locaux et des entrepôts
• Assurer la conformité et la mise en œuvre du manuel des opérations de la RDC dans tous les bureaux extérieurs ;
• Superviser l’entretien et la maintenance des locaux de Yaoundé (bureau et guesthouse) ;
• Anticiper l’ensemble des besoins nécessaires au bon fonctionnement des bureaux ;
• Maintenir et mettre à jour régulièrement un budget annuel détaillant les dépenses prévues pour le fonctionnement des bureaux ;
• Superviser la gestion du stock et assurer que les zones de stockage sont propres et bien rangées ;
• S’assurer que des inventaires physiques mensuels et trimestriels sont effectués ;
• Fournir des conseils sur les méthodes d’élimination des produits non utilisés ou périmés, conformément aux réglementations de la DRC et des bailleurs de fonds.
DRC Dynamics ERP System
• Superviser en collaboration avec le HoSS à la mise en place du modules « Supply » de l’ERP de DRC dans les bureaux de Meiganga et Yaoundé ;
• Assurer l’application correcte des processus ERP de la chaîne d’approvisionnement ;
Gestion du personnel
• Réaliser le recrutement des staffs placés directement sous sa responsabilité ou sous sa supervision technique, et rédiger les fiches de postes ;
• Garantir que les employés du département approvisionnement / Logistique connaissent et respectent l’ensemble des politiques et des procédures de DRC au Cameroun ;
• S’assurer que le travail au sein de l’équipe approvisionnement / Logistique soit planifié et organisé de manière à répondre aux besoins de DRC de la manière la plus efficace possible ;
• Superviser et donner des conseils (formation et coaching) aux membres de l’équipe approvisionnement / Logistique de DRC au Cameroun ;
• Organiser une réunion annuelle pour revoir les procédures, définir la stratégie du département approvisionnement / Logistique pour l’année (plan d’actions et objectifs du département, besoins en formation, etc.)
• Gérer le suivi du contrat de travail des membres de l’équipe approvisionnement / Logistique (congés, Plan d’Action Individuel, objectifs, évaluation de la performance, etc.), si nécessaire, co-valider les procédures disciplinaires avec le HoSS et/ou le directeur pays.
Coordination
• Participer aux réunions trimestrielles de planification et de revue des activités ;
• Organiser pour chaque base une réunion mensuelle d’identification des besoins d’approvisionnement pour les équipes projets en présence du responsable de zone, des chefs de projet et du Supply Chain Team Leader (le compte rendu de cette réunion sera partagé avec le HoSS et le HoP) ;
• Organiser une réunion hebdomadaire avec les chefs d’équipes logistique de chaque base afin de suivre l’évolution des achats et des autres taches logistiques. Partager les minutes avec le HoSS et le responsable de zones ;
• Enumérer les difficultés rencontrées sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution ;
• Être en relation avec les autres départements (opérations, finance, ressources humaines, etc.) dans la recherche d’une meilleure réponse et meilleure utilisation des ressources disponibles ;
• Travailler en réseau avec d’autres ONG sur des sujets liés à la logistique et assurer une communication proactive avec toutes les parties prenantes concernées.
A PROPOS DE PROFIL RECHERCHE
EXPERIENCE ET COMPETENCES REQUISES
• Expérience au poste de Supply Chain Manager / Coordinateur Logistique (au moins 2 ans) ;
• Expérience dans la gestion de la logistique humanitaire dans le domaine de la gestion de la chaîne d’approvisionnement, de la gestion de la flotte, de la gestion des actifs et du soutien à la distribution (au moins 5 ans) ;
• Gout prononcé pour la passation de marché ;
• Vision stratégique de la chaine d’approvisionnement ;
• Capacité à organiser le travail d’équipes n’étant pas sous sa supervision directe ;
• Expérience en Cash and Voucher Assistance (CVA) ;
• Excellentes compétences informatiques en MS Word et Excel, ainsi qu’une expérience de travail avec un système ERP ;
• Capacité à assimiler deux systèmes d’information / processus différents ;
• Expérience de la mécanique automobile ou des installations électriques ;
• Excellente maîtrise professionnelle de l’anglais et du français.
FORMATION REQUISE
• Certification en logistique humanitaire et chaîne d’approvisionnement ;
• Master en logistique et/ou gestion de la chaîne d’approvisionnement ;
• Permis de conduire.
À ce poste, on attend de vous que vous fassiez preuve des cinq compétences fondamentales de DRC :
• Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts ;
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires ;
• Prendre les rênes : vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes ;
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue ;
• Faire preuve d’intégrité : vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
DRC Cameroun propose :
• Contrat à durée déterminée de 1 an : 01/01/2023 – 31/12/2023 (renouvelable)
• Position sur la grille salariale de la RDC : M. F
Procédure de candidature
Les candidatures doivent être déposées dans une enveloppe scellée mentionnant « candidature Coordinateur Logistique », contenant une lettre de motivation, un Curriculum Vitae, les contacts et adresses email de trois références au bureau de DRC à Yaoundé situé « Vallée Bastos (résidence Pierre Njouyep) » ou par email à l’adresse suivante :
CMR-ADAMAOUA-Recrutement@drc.ngo
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
Date de clôture des candidatures : 23/10/2022