Avoir une gestion des achats efficace et répondant précisément à ses besoins est fondamental pour une entreprise. C’est ce qu’on nomme « Purchasing » en anglais. Par ses méthodes inspirées du Lean Management, le Lean Purchasing vise à cet effet à optimiser les processus d’acquisition en y chassant toute forme de gaspillage. Mais comment l’appliquer dans votre entreprise ? Quels sont les outils à utiliser et les facteurs clé à prendre en compte pour réussir dans votre démarche ? On fait le point sur la philosophie et les méthodes du Lean Purchasing servant à améliorer la gestion des achats en entreprise.
Au centre du Lean Purchasing, le Purchasing (ou gestion des achats)
Avant de parler Lean Purchasing, commençons par éclaircir la notion de « Purchasing » qui se trouve au cœur du concept. En anglais, « Purchasing » est le participe présent du verbe anglais « to purchase » qui signifie « acheter ». Parfois utilisé dans sa forme originale, le terme « Purchasing » fait donc référence à la gestion des achats qui est un point fondamental pour une entreprise.
Sont en jeu dans ses process : la fourniture de matières premières et composants indispensables à la fabrication de produits, l’acquisition de produits finis destinés à la vente, ou encore l’achat de services nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, comme le transport et la logistique, les services informatiques…
Au sein de la fonction achat, les équipes chargées du Purchasing peuvent assurer différentes missions au sein de l’organisation :
- définition des besoins en produits et services de l’entreprise, description de leurs caractéristiques et des conditions commerciales à respecter ;
- recherche de fournisseurs capables de répondre aux besoins, parmi les partenaires habituels de l’entreprise ou via un sourcing fournisseur spécifique ;
- lancement d’appels d’offres pour recueil de propositions commerciales sur la base d’un cahier des charges ;
- analyse des offres et sélection de fournisseurs avant négociations ;
- rédaction des contrats d’achat ou bons de commande conformes aux conditions fixées durant les négociations : durée, motifs de rupture, reconduction éventuelle du contrat…
Dans un contexte de concurrence forte entre les entreprises, la gestion des achats est un poste important dans la gestion des entreprises. Selon l’OMEP, la chaîne d’approvisionnement concentre à elle seule 50 à 60 % des dépenses de l’entreprise (https://www.omep.org/lean-purchasing-for-manufacturers/). Il n’est donc pas étonnant que le Purchasing et ses processus figurent aujourd’hui au centre des préoccupations dans les organisations.
Concept et philosophie du Lean Purchasing
Comme son nom le laisse entendre, le Lean Purchasing utilise les méthodes du Lean Management. Ce concept né au Japon a été mis en œuvre dans les années 1950 pour améliorer la productivité au sein des usines Toyota. Ses principes ont ensuite été formalisés par le Massachusetts Institute of Technology (MIT) dans les années 1980.
Appliquées à la structure dans sa globalité, les méthodes du Lean Management servent à identifier les sources de gaspillage au sein d’une entreprise, afin de les supprimer. Avec le Lean Purchasing, la chaîne de valeur de l’entreprise est revisitée sous l’angle de la gestion des achats.
Le Lean Purchasing poursuit alors 2 grands objectifs :
- acheter moins grâce à un contrôle précis des consommations et une limitation des pertes ;
- acheter mieux en simplifiant et optimisant les processus d’achat.
Les bénéfices du Lean Purchasing en entreprise
Grâce à l’optimisation de sa fonction achat, l’entreprise peut obtenir plusieurs avantages :
- améliorer la qualité des produits et services achetés tout en maîtrisant ses coûts d’acquisition ;
- bénéficier des innovations proposées par les fournisseurs ;
- augmenter la valeur de ses produits et services pour le client final et agir ainsi sur le taux de satisfaction ;
- détecter d’éventuelles failles dans ses processus d’achat et créer de meilleures synergies au sein de ses différents services.
En lien direct avec la relation fournisseur, le Lean Purchasing peut donc avoir un impact également sur la relation client et les échanges internes entre services.
Comment mettre en place une démarche de Lean Purchasing ?
Une démarche de Lean Management s’articule généralement en 5 phases successives :
- identifier la valeur créée par l’entreprise à travers son offre, c’est-à-dire sa capacité à résoudre les problèmes des clients ;
- cartographier sa chaîne de valeur : toutes les actions et les ressources impliquées dans la fabrication du produit final doivent être prises en compte pour donner une vision d’ensemble des processus en jeu ;
- visualiser les flux de travail afin de repérer et supprimer d’éventuels obstacles (goulots d’étranglement, interruptions…) ;
- créer un système dit « de traction » permettant d’assujettir la production à une demande réelle, afin d’éviter tout risque de gaspillage ;
- entrer dans une logique d’amélioration continue des processus impliquant toutes les strates hiérarchiques de l’entreprise.
Différentes méthodes du Lean Management peuvent être appliquées pour mettre en œuvre une démarche de Lean Purchasing en entreprise.
Les outils du Lean purchasing
Le Value Stream Mapping (VSM) sert généralement à créer une carte heuristique (mind mapping) des processus d’achat. Cette étape préalable apporte une vision globale, mais néanmoins détaillée de la gestion des achats.
Pour optimiser l’environnement de travail et réduire les gaspillages, il est fréquent d’utiliser la méthode des 5 S (sort, set in order, shine, standardize, sustain) peut servir ensuite à trier, ranger, nettoyer, ordonner et formaliser le système afin de pouvoir le maintenir dans le temps.
D’autres outils peuvent également vous permettre d’étudier et améliorer vos process du purchasing, comme :
- les méthodes Six Sigma et Kaizen pour améliorer l’efficacité des processus et les perfectionner continuellement ;
- la méthode Kanban pour optimiser la gestion des stocks…
Derniers conseils avant de vous lancer dans un projet de Lean Purchasing
Quelles que soient les méthodes utilisées, vous devez respecter certaines règles de bon sens pour réussir dans votre approche de Lean Purchasing :
- bien comprendre les besoins des différentes parties prenantes, c’est-à-dire le service achats, mais aussi les clients finaux ;
- définir et utiliser les bons indicateurs de performance qui doivent être axés sur la création de valeur réelle de la structure ;
- s’inscrire dans une démarche de conduite du changement impliquant les équipes à tous les niveaux de l’organisation.
Le Lean purchasing peut s’avérer très bénéfique pour éviter les gaspillages et optimiser la fonction achat dans une entreprise, surtout lorsque les acquisitions portent sur des volumes conséquents. Différents outils existent pour vous aider à améliorer vos processus (VSM, 5S, Kaizen Kanban…). Pour réussir à améliorer vos processus achats, vous devez toutefois vous assurer d’une compréhension précise et exhaustive des besoins, travailler avec des indicateurs de performance pertinents, ou encore veiller à embarquer tous les niveaux hiérarchiques de l’entreprise dans la démarche.
Pour maîtriser vos besoins de trésorerie et éviter tout frein majeur dans le développement de votre entreprise, il existe une solution performante : vous équiper d’un logiciel de gestion de trésorerie.
Source : AGICAP