Cet article mettra en lumière les étapes clés du processus d’achat dans la logistique, en examinant de près chaque phase, de la planification initiale à la mise en œuvre finale. Nous explorerons les meilleures pratiques pour chaque étape, les défis courants rencontrés par les professionnels des achats logistiques et les stratégies pour les surmonter.

La planification joue un rôle crucial dans la réussite du processus d’achat logistique. Il est essentiel de comprendre les besoins de l’entreprise, d’identifier les fournisseurs potentiels, d’évaluer les risques et de définir des objectifs clairs. La recherche et la sélection des fournisseurs appropriés sont également des aspects essentiels pour assurer des relations d’approvisionnement solides et durables.

Une fois les fournisseurs sélectionnés, la phase de négociation entre en jeu. Dans cette étape, les professionnels des achats logistiques doivent déployer des compétences de communication efficaces pour parvenir à des accords mutuellement bénéfiques. La négociation des contrats et des conditions d’achat peut être complexe, mais elle est essentielle pour établir des termes avantageux pour toutes les parties impliquées.

Après la phase de négociation, la mise en œuvre du processus d’achat est une étape critique pour assurer une exécution efficace. La gestion des commandes, le suivi des livraisons, la vérification de la qualité des marchandises reçues et le respect des délais sont autant de facteurs essentiels pour garantir la réussite des opérations logistiques.

Tout au long de l’article, nous mettrons l’accent sur l’importance de l’intégration entre les équipes d’achats et de logistique, ainsi que sur l’utilisation de technologies et d’outils modernes pour améliorer l’efficacité du processus d’achat logistique.

Que vous soyez un professionnel de la logistique chevronné ou un acteur émergent dans le domaine des achats, ce guide complet vous fournira des connaissances pratiques pour optimiser les étapes clés du processus d’achat dans la logistique et renforcer la performance globale de votre chaîne d’approvisionnement.

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Section 1 : La planification stratégique du processus d’achat logistique

La planification est la première étape fondamentale du processus d’achat logistique. Elle consiste à établir une approche stratégique et réfléchie pour satisfaire les besoins en approvisionnement de l’entreprise de manière efficace et rentable. Cette section se concentrera sur les aspects clés de la planification du processus d’achat logistique, mettant l’accent sur la définition des objectifs, la sélection des fournisseurs et l’évaluation des risques.

1.1. Définir les objectifs d’approvisionnement

La première étape de la planification du processus d’achat logistique consiste à définir clairement les objectifs d’approvisionnement de l’entreprise. Cela peut inclure la réduction des coûts, l’amélioration de la qualité des produits, l’optimisation des délais de livraison, la minimisation des risques ou la recherche de fournisseurs plus durables. En comprenant les besoins spécifiques de l’entreprise, les professionnels des achats logistiques peuvent élaborer une stratégie qui répondra aux exigences globales de la chaîne d’approvisionnement.

1.2. Identifier les fournisseurs potentiels

La sélection des fournisseurs appropriés est une étape cruciale pour garantir la réussite du processus d’achat logistique. Il est essentiel de rechercher et d’identifier les fournisseurs potentiels qui peuvent répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise en termes de qualité, de quantité, de délais de livraison et de coûts. Une analyse approfondie des fournisseurs potentiels peut aider à réduire les risques et à établir des relations de confiance avec des partenaires fiables.

1.3. Évaluer les risques

L’évaluation des risques fait partie intégrante de la planification du processus d’achat logistique. Il est important de prendre en compte les risques potentiels associés à chaque fournisseur et à chaque opération d’achat. Cela peut inclure des risques liés à la qualité des produits, aux délais de livraison, aux fluctuations des coûts, aux problèmes de conformité, aux problèmes de réputation du fournisseur, aux crises économiques, etc. Une évaluation minutieuse des risques permet de développer des stratégies d’atténuation et de préparation pour minimiser les impacts négatifs.

1.4. Établir des critères de sélection

Lors de la sélection des fournisseurs, il est essentiel d’établir des critères de sélection clairs et objectifs. Ces critères peuvent inclure des exigences en termes de qualité, de capacité de production, de certifications, de performances passées, de stabilité financière, de localisation géographique et d’autres facteurs pertinents. Les critères de sélection permettent d’identifier les fournisseurs qui correspondent le mieux aux besoins de l’entreprise et de rationaliser le processus de décision.

1.5. Intégrer les équipes d’achats et de logistique

Une planification efficace du processus d’achat logistique nécessite une étroite collaboration entre les équipes d’achats et de logistique. L’intégration de ces deux fonctions permet de mieux comprendre les besoins en approvisionnement et les contraintes opérationnelles, ce qui facilite la prise de décisions plus informées et cohérentes.

Section 2 : La phase de négociation avec les fournisseurs sélectionnés

La phase de négociation est une étape cruciale du processus d’achat logistique. Elle consiste à entrer en discussion avec les fournisseurs sélectionnés pour parvenir à des accords mutuellement bénéfiques concernant les prix, les conditions de vente, les délais de livraison, la qualité des produits et autres aspects essentiels. Cette section se concentrera sur les stratégies et les tactiques de négociation pour garantir des résultats satisfaisants et durables.

2.1. Préparation approfondie

Avant d’entamer les négociations, une préparation approfondie est essentielle. Rassemblez toutes les informations pertinentes sur le fournisseur, ses performances passées, ses références, ainsi que sur les marchés et les conditions économiques actuelles. Identifiez également vos points forts et vos faiblesses pour être prêt à faire face à différents scénarios de négociation.

2.2. Établissement d’une relation de confiance

La confiance est un élément clé pour mener des négociations réussies. Mettez l’accent sur l’établissement d’une relation de confiance avec le fournisseur en étant honnête, transparent et respectueux tout au long du processus de négociation. Montrez que vous êtes ouvert à écouter leurs préoccupations et à trouver des solutions équitables.

2.3. Énoncer clairement vos besoins et objectifs

Lors des négociations, énoncez clairement vos besoins et objectifs. Soyez précis sur les quantités, les spécifications, les délais et les autres exigences essentielles. Cela permettra au fournisseur de mieux comprendre vos attentes et de répondre de manière adéquate à vos besoins.

2.4. Adopter une approche gagnant-gagnant

Privilégiez une approche gagnant-gagnant lors des négociations. Recherchez des solutions qui bénéficient à la fois à votre entreprise et au fournisseur. Évitez les tactiques agressives qui pourraient nuire à la relation à long terme et optez plutôt pour des solutions équitables et durables.

2.5. Flexibilité et compromis

Soyez prêt à faire preuve de flexibilité et à faire des compromis lorsque cela est nécessaire. La négociation implique souvent des ajustements de part et d’autre pour parvenir à des accords satisfaisants. Cependant, veillez à ne pas céder à des concessions qui pourraient compromettre les intérêts à long terme de votre entreprise.

2.6. Utilisation de données factuelles

Appuyez vos arguments et vos revendications avec des données factuelles tangibles. Utilisez des comparaisons de prix, des références du marché, des statistiques de performances passées, etc. Les données factuelles renforcent votre position et rendent vos arguments plus convaincants.

2.7. Formalisation des accords

Une fois les négociations abouties, il est essentiel de formaliser les accords par écrit. Rédigez des contrats clairs et complets qui détaillent tous les termes et conditions convenus. Assurez-vous que toutes les parties impliquées comprennent pleinement les engagements pris.

Section 3 : La mise en œuvre efficace du processus d’achat logistique

La mise en œuvre est la phase où les accords conclus lors des négociations sont concrétisés. Cette étape du processus d’achat logistique implique la gestion des commandes, le suivi des livraisons, la vérification de la qualité des marchandises reçues et le respect des délais convenus. Une exécution efficace est essentielle pour assurer le bon fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement et la satisfaction des besoins de l’entreprise. Cette section mettra en évidence les stratégies pour une mise en œuvre réussie du processus d’achat logistique.

3.1. Gestion des commandes

La gestion des commandes consiste à s’assurer que toutes les commandes sont correctement enregistrées et transmises aux fournisseurs de manière précise et opportune. Une communication fluide entre les équipes d’achats et de logistique est essentielle pour éviter les erreurs et les retards dans le traitement des commandes.

3.2. Suivi des livraisons

Le suivi des livraisons est une étape cruciale pour s’assurer que les marchandises sont expédiées conformément aux délais convenus. Utilisez des outils de suivi et de traçabilité pour surveiller l’avancement des livraisons et intervenir rapidement en cas de retards ou de problèmes.

3.3. Vérification de la qualité des marchandises

La vérification de la qualité des marchandises reçues est essentielle pour s’assurer qu’elles répondent aux normes spécifiées dans les accords de négociation. Effectuez des contrôles de qualité appropriés dès la réception des marchandises pour identifier tout défaut ou problème potentiel.

3.4. Respect des délais

Le respect des délais convenus lors des négociations est crucial pour maintenir la chaîne d’approvisionnement en marche. Veillez à ce que toutes les parties impliquées respectent les échéances convenues, des fournisseurs aux transporteurs en passant par les équipes internes.

3.5. Gestion des problèmes et des litiges

Malgré une planification minutieuse et des négociations réussies, des problèmes peuvent survenir lors de la mise en œuvre du processus d’achat logistique. La gestion proactive des problèmes et des litiges est essentielle pour éviter les perturbations majeures. Adoptez une approche résolutive et collaborez avec les fournisseurs pour trouver des solutions rapides et efficaces.

3.6. Communication transparente

Une communication transparente et ouverte entre toutes les parties impliquées est fondamentale pour une mise en œuvre réussie du processus d’achat logistique. Partagez régulièrement les mises à jour, les informations sur les commandes, les délais et les problèmes potentiels pour maintenir la visibilité et la collaboration tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

3.7. Évaluation des performances

Après la mise en œuvre du processus d’achat, procédez à une évaluation des performances pour identifier les réussites et les domaines à améliorer. Utilisez ces retours d’expérience pour affiner et optimiser le processus d’achat logistique pour les futures opérations.

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Marco Logistique,

Avec nous, la logistique devient facile… enfin presque ! 😊

Qu’est ce que le processus d’achat ?

Il est souvent considéré comme interchangeable avec le terme processus d’approvisionnement, mais le processus d’achat lui-même se limite davantage à l’obtention effective de biens et de services, tandis que l’approvisionnement fait référence au cadre général établi pour optimiser cet achat pour une valeur, des économies et une efficacité maximales. Un meilleur synonyme du processus d’achat est le processus Procure-to-Pay (P2P). Le processus d’achat est, à la base, aussi simple que d’effectuer une transaction. De la même manière qu’un consommateur peut rechercher et acheter le meilleur appareil électroménager pour sa maison, votre équipe d’approvisionnement utilise le processus d’achat pour demander des biens et des services via votre chaîne d’approvisionnement. Le principal avantage d’un processus d’achat formel est d’éviter le gaspillage dû à la fraude, aux dépenses frauduleuses, au vol et à d’autres pièges financiers qui accompagnent les habitudes d’achat non documentées et non optimisées. Mais parce que les achats sont au cœur du processus de création de valeur pour votre entreprise, formaliser et optimiser votre processus achats est également important pour :

• Créer un processus d’achat efficient et efficace non seulement pour les dépenses directes (par exemple, les matières premières), mais aussi pour les dépenses indirectes (par exemple, les fournitures de bureau, les services informatiques, etc.).
• Gestion réussie de la relation fournisseur.
• Gestion optimale de la chaîne d’approvisionnement et approvisionnement stratégique (pour les économies de coûts et la valeur)
• Rationalisation du cycle d’approvisionnement et de tous ses sous-processus.
• Fournir une piste d’audit solide pour l’examen interne et externe.
• Établir un modèle de gestion des processus métier pouvant être appliqué à l’ensemble de votre organisation.

Que vous soyez une petite entreprise ou une multinationale, avoir un processus d’achat formalisé est essentiel pour être compétitif sur le marché moderne.

Le processus d’achats

Traditionnellement, le processus d’achat est un cycle, chaque étape nécessitant l’échange d’informations et diverses approbations pour avancer. Chaque entreprise aura ses propres touches uniques à ajouter, mais d’une manière générale, le processus d’achat suit un schéma d’événements bien établi.

1- Analyse des besoins

À ce stade, l’entreprise reconnaît et documente un besoin de biens ou de services pour résoudre un problème particulier. L’équipe d’approvisionnement décrit le besoin à satisfaire et travaille avec d’autres pour déterminer la meilleure façon de le faire. Par exemple, une entreprise confrontée à des frais de déplacement élevés peut investir dans un transport d’entreprise plus économe en carburant pour son personnel de vente, ou réduire le nombre de déplacements nécessaires pour les employés distants en investissant dans un logiciel de télécommunication avancé.

2- Demande d’achat à bon de commande

La partie « achats » du processus d’achat démarre avec une demande d’achat soumise au service des achats ou au responsable des achats par la personne, l’équipe ou le service demandant les biens ou les services. La demande d’achat contient tous les détails sur les articles ou les services à obtenir. Les demandes d’achat inférieures aux seuils budgétaires établis sont automatiquement mises à jour en bons de commande et soumises au fournisseur privilégié pour cet article ou ce service. Les achats plus coûteux ou les achats imprévus qui ne figurent pas dans le budget seront transmis aux personnes appropriées pour examen et approbation avant de pouvoir être transférés aux bons de commande. Les demandes d’achat rejetées sont renvoyées à la partie émettrice pour examen et correction ou clarification au besoin.

3- Examen et approbation du bon de commande

Les bons de commande approuvés sont envoyés à la comptabilité pour vérifier que les fonds existent dans le budget approprié pour couvrir les biens et services demandés.

4- Demandes de propositions

Les bons de commande qui reçoivent l’approbation du budget sont renvoyés au service des achats et, le cas échéant, utilisés pour créer des demandes de propositions (RFP), également appelées demandes de devis ou RFQ. Ceux-ci sont envoyés aux fournisseurs pour solliciter des offres afin d’exécuter la commande de biens ou de services. Les fournisseurs potentiels soumettent leurs offres et sont soigneusement examinés en fonction de leur historique de performances, de leurs antécédents de conformité et de caractéristiques importantes telles que les délais moyens, la réputation et le prix.

5- Négociation et approbation du contrat

Le fournisseur avec l’offre gagnante se voit alors attribuer un contrat, qui est encore affiné avant la signature pour garantir des termes et conditions optimaux et pour assurer un arrangement mutuellement satisfaisant pour les deux parties. Une fois le contrat signé, le bon de commande est un accord juridiquement contraignant entre l’acheteur et le vendeur.

6- Expédition et réception

Le fournisseur livre les biens ou les services dans les délais convenus. Une fois qu’ils ont été reçus (dans le cas des biens) ou exécutés (dans le cas des services), l’acheteur examine attentivement les biens et services pour s’assurer qu’ils ont reçu ce qui a été promis, et informe le vendeur de tout problème.

7- Correspondance à trois voies

Pierre angulaire de la gestion des dépenses, le rapprochement à trois est la comparaison des documents d’expédition/bons de livraison avec le bon de commande d’origine et la facture émise par le fournisseur. Cette comparaison est utilisée pour s’assurer que toutes les informations relatives à la transaction sont exactes. Les écarts doivent être rectifiés dès que possible pour éviter des frais supplémentaires, des retards de production et de paiement, ou des dommages aux relations avec les fournisseurs.

8- Approbation et paiement des factures

Les commandes mises en correspondance avec succès sont approuvées pour le paiement. Toute modification ou frais supplémentaires peuvent nécessiter une autre couche d’approbations avant que le paiement puisse être émis. Une fois approuvé, le paiement est émis au vendeur. Idéalement, ces paiements sont effectués dans le but de bénéficier de remises pour paiement anticipé et d’autres incitations tout en évitant les frais de retard de paiement.

9- Mise à jour des registres comptables

Les commandes terminées sont enregistrées dans les livres de l’entreprise et tous les documents liés à la transaction sont stockés en toute sécurité dans un emplacement centralisé.